Что такое пресс конференция. Проведение пресс-конференции. Как подготовить спикеров для пресс-конференции

Пресс-конференция - PR - мероприятие для журналистов, на котором представляют новые проекты, сообщают об общественно значимых событиях, заявляют точку зрения на актуальную тему; ср. брифинг.
Обычно ПК. коммерческих предприятий ведут пресс-секретари или руководители фирмы. ПК. отличают от брифинга: ПК. собирает большее количество журналистов, проводится более официально, затрагивает только серьезные проблемы широкого общественного звучания.
Проведение ПК. планируют следующим образом. Формулируют цели мероприятия и составляют список вопросов, которые необходимо обойти. Определяют те редакции СМИ (СОИ), чьи представители будут приглашены на ПК. При этом их делят на "своих", "нейтральных" и "враждебных" (последних обычно стремятся на ПК. не допустить). Готовят пресс-релиз и другие материалы информационного пакета, который будут раздавать пришедшим на ПК. журналистам и отсылать в те СМИ, чьи представители по каким-то причинам не посетили ПК., но чье внимание для организаторов ПК. желательно.
В сценарий проведения ПК. часто вписывают "своих" журналистов и вопросы, которые они должны будут задать в ходе ПК. Но все равно возможно возникновение острых ситуаций на ПК., неприятные вопросы, когда не все СМИ и журналисты заранее "прикормлены". В этих случаях используется стандартная фраза-клише "Нет комментариев".
Приглашения в СМИ рассылаются за несколько дней или даже 1-2 недели до ПК. Лучше посылать персональные приглашения, но часто они бывают "редакционными" (в итоге, редакция сама решает, кто из журналистов пойдет на ПК.). Бывает, что на ПК. приходит юное дарование или другой внештатный сотрудник. Их отчет потом может отправиться в мусорное ведро. Еще хуже, если приглашены серьезные журналисты, телевидение и влиятельная пресса, а новость, тема ПК. не слишком интересны и значительны.
Помещение для проведения ПК. подбирают дней за 10 до события. Зал не должен выглядеть полупустым, размеры помещения нужно соотносить с числом приглашаемых журналистов. В полном порядке на ПК. должно быть оборудование: электророзетки для представителей ТВ, микрофоны, стол регистрации участников и выдачи печатных информационных материалов, минеральная вода.
Лучшие дни для ПК - вторник, среда и четверг. Не следует проводить ПК. до 10 утра; журналисты не любят рано вставать, телеканалам трудно прислать съемочную группу. Если ПК. проводится не в связи с чрезвычайным событием, то 12 часов дня - оптимальное время. Видеосюжеты попадут в вечерний показ на ТВ, ежедневные газеты дадут сообщения о ПК. на следующий день. Плюс - можно сэкономить на фуршете.
Накануне ПК. полезно сделать контрольные звонки в редакции СМИ, напомнить о мероприятии, уточнить, кто придет на него. При регистрации участников нужно получить точный список с именами журналистов и названиями СМИ, которые они представляют. Им, в свою очередь, необходимо раздать список лиц, которые представляют организацию на ПК., чтобы потом не перевирались в прессе их имена, фамилии, должности (если, конечно, это не ПК. очень известных персон).
Следует предусмотреть возможность персональных интервью по просьбе журналистов прямо на месте, после окончания ПК. или в самые ближайшие дни. Обычно ПК. ведут в режиме диалога, вопросов аудитории и ответов на них. Вступительные заявления о предмете ПК. должны быть, по возможности, краткими. В конце мероприятия обязательно нужно поблагодарить пришедших на него журналистов. Можно вручить им фирменные сувениры, подарить образцы продукции. Организаторы ПК. должны дождаться, пока с ПК. уйдет последний гость. Некорректно выглядят убегающие с ПК., торопящиеся руководители компании. Если предмет ПК. не чрезвычайно захватывающий, то для проведения этой PR - акции вполне достаточно 1 часа. Для более длинных ПК. рекомендуется делать перерыв на 10-15 минут. Участников ПК. следует заранее попросить отключить мобильные телефоны и пейджеры.

Развитие социальных медиа изменило отношение к пресс-конференции, как способу общения с журналистами. Среди пиарщиков бытует мнение, что пресс-конференция – вымирающий формат. Но, может быть, пациент все-таки скорее жив, чем мертв, просто нужно научиться с ним правильно работать в новых условиях? разобрался, когда пиарщику не обойтись без пресс-конференций, как правильно их организовывать, каких ошибок нужно избегать, чтобы не навредить своей компании, и как применить креатив в таком, казалось бы, довольно формальном мероприятии.

Давайте вспомним про другие попытки посеять панику в наших рядах, когда, например, из каждого утюга кричали, что email-маркетинг мертв. И что же мы видим сегодня? Успешные бизнесы, построенные исключительно на email-рассылках. А сколько копий было сломано на тему того, что из-за соцсетей люди разучились читать длинные тексты. Закончилось все тем, что мир накрыло буйное помешательство на лонгридах, которые сейчас не пишет разве только тот, кто не умеет писать совсем.

Может, и в пресс-конференцию, как формат общения со СМИ, пока еще рано забивать последний гвоздь? Давайте разбираться.

В каких случаях устраивать пресс-конференцию

«Безусловно, есть спад интереса журналистов к формату пресс-конференций, что связано с перенасыщенностью информационного потока и уровнем организации самих пресс-ивентов, - говорит Анна Загумённая, event-директор агентства PR Partner. - Журналисты заинтересованы в эксклюзивном и качественном контенте. Но, к сожалению, его не всегда предоставляют даже на мероприятиях крупных компаний. Кроме того, стоит учитывать банальную нехватку времени - журналисты ходят на пресс-мероприятия почти каждый день. Еще на стадии планирования пресс-мероприятия многие пиарщики совершают ошибку, пытаясь раздуть событие из любого инфоповода. Личное общение со СМИ необходимо в случае возникновения непредвиденных ситуаций, вывода нового продукта, изменений на рынке».

Итак, главный вопрос, на который нужно ответить PR-менеджеру, - действительно ли инфоповод нуждается в проведении пресс-конференции. В конце концов, организация пресс-конференций - это всегда немалые расходы, поэтому нужно убедиться, что они будут оправданы.

По мнению руководителя PR-направления агентства healthcare-коммуникаций Nestline
Екатерины Кузьминой, всегда будут востребованы пресс-конференции с уникальным набором интересных спикеров, эксклюзивным контентом и возможностью поговорить с экспертами тет-а-тет. «Также презентовать инновационную разработку или делать программные заявления все же лучше в рамках пресс-конференций, а вот рассказать о новостях компании можно, используя более современные форматы», - считает Екатерина.

«В эпоху стримов, скайпа и соцсетей пресс-конференции становятся все менее интересны. За то время, пока ее готовишь, согласовываешь со спикерами вопросы и приглашаешь прессу, новостной повод чаще всего устаревает или вместо него появляется новый, - говорит Маргарита Кашуба, маркетинг-директор онлайн-школы английского языка EnglishDom. - Исключением являются, пожалуй, оперативные подходы к прессе в момент каких-либо экстраординарных событий, когда спикер хочет упростить работу журналистов и облегчить себе жизнь, избавившись от сотен звонков и повторения одних и тех же подробностей».

Какие пресс-конференции наиболее востребованы журналистами

Ольга Филиппенко, директор центра мониторинга и анализа «Смимонитор»:

Анализируя контент публикаций в СМИ, мы специально измеряли, насколько часто информация с пресс-конференций становится поводом для материалов. В измерениях мы не учитывали пресс-конференции с участием политиков, таких как Владимир Путин, Дмитрий Медведев, Сергей Лавров, Дональд Трамп, Ангела Меркель и ряда других.
Из года в год наблюдается снижение числа публикаций, основанных на информации с пресс-конференций. Так, в 2014 году было больше 54 тыс. материалов в федеральных и региональных СМИ, в которых использовались формулировки «заявил на пресс-конференции» или «сообщил на пресс-конференции». В 2016 году таких было всего 47 тыс. Прошедший год стал исключением - количество подобных публикаций увеличилось, хотя и не достигло показателей прошлых лет - около 50 тыс.
Самое широкое распространение получают материалы с пресс-конференций, связанных с вопросами безопасности - вооруженные силы, терроризм, чрезвычайные ситуации. На них приходится каждая десятая публикация. Полагаю, что это связано со спецификой информационной политики: данные вопросы с одной стороны волнуют большое количество людей, с другой стороны для спикеров очень важно подобрать нужные слова и избежать двусмысленной трактовки. На втором месте с практически таким же результатом - сообщения по вопросам международной политики. Причины востребованности пресс-конференций по данной теме, надо полагать, такие же. Что касается бизнес-направлений, то довольно часто встречаются материалы с пресс-конференций по финансовой тематике - более 7% от всех сообщений. В прошлом году на треть увеличилось число сообщений с пресс-конференций по теме туризма и развлечений - почти 6% от общего числа. Думаю, что это связано с предстоящим чемпионатом мира по футболу.

Итак, с политикой и спортом все понятно. В каких же случаях пресс-конференцию имеет смысл устраивать бизнесу?

1. Когда пресс-конференция - единственная возможность для журналистов получить достоверные сведения из первых уст или единственная возможность для компании опровергнуть недостоверную информацию.

2. В случае презентации инновационного не только для самой компании, но и для отрасли в целом продукта.

3. Если в качестве спикеров удалось привлечь медийных персон , доступ к которым для СМИ обычно затруднен.

4. Пресс-конференция разрешит спорные вопросы , поменяет мнение и поведение аудитории. Когда речь идет о важной социальной инициативе, значимых изменениях на рынке. Велика вероятность, что такой инфоповод заинтересует СМИ.

5. Мероприятие будет проходить в формате интервью с эксклюзивным спикером , первым лицом компании, который обычно избегает общения с журналистами и чье мнение гарантированно заинтересует представителей СМИ.

6. Если пресс-конференция - это элемент протокола. В случаях, когда нужно сделать официальное заявление, о котором одновременно узнало бы максимальное количество СМИ.

7. Если ваша компания делится информацией о себе только на пресс-конференциях , и при этом масштаб или род деятельности компании всегда привлекает к ней интерес со стороны журналистов.

8. Если вы придумали нетривиальный способ подачи информации. Скажем, если презентация нового продукта подается в формате интерактивного, игрового мероприятия.

Анна Загумённая, PR Partner:

Если есть возможность, не стоит ограничивать себя форматом стандартной пресс-конференции. Сделайте действительно качественное событие, у которого есть идея и креативная концепция. К примеру, вы можете выбрать нестандартную площадку, которая сама задаст интересный формат. Это может быть что угодно - от планетария до крыши жилого дома, арендованного теплохода или вагона метро.

Например, в прошлом году мы организовали презентацию новой стиральной машинки, где сделали интерактив в виде игры «Найди пару носку». 80 пар разноцветных носков были перемешаны в трех стиральных машинах, и журналисты на скорость искали им пару. Ивент проходил в океанариуме. На мероприятие пришло 50 журналистов, и по итогам вышло более 70 публикаций.

Также можно нестандартно подходить и к самому формату. К примеру, задачу по организации пресс-мероприятия для салона красоты мы решили реализовать в формате beauty-квеста. Мы разделили площадку на несколько зон - макияж, укладка, уход за руками, консультация у косметолога и fashion-скетчинг. На аккредитации журналистам раздавались карточки, на которые при прохождении определенной зоны наклеивался стикер. Тем, кто первыми прошли все процедуры и получили больше всего стикеров, мы дарили главные призы - большой набор косметики от спонсора. Мероприятие посетило 30 журналистов и блогеров, по итогам вышло более 30 публикаций.

Еще нужно помнить, что иногда спикеры компании не имеют достаточно времени и опыта для общения со СМИ. Поэтому нам пришла идея проводить пресс-ивенты в формате быстрых встреч - , где меньше чем за час 10 компаний могут пообщаться с 10 журналистами. У каждой компании есть 5 минут на то, чтобы рассказать о себе и заинтересовать представителя СМИ. Мы успешно провели четыре таких встречи и уже готовим следующую.

Как выбрать оптимальное время для пресс-конференции

Первое, что нужно сделать, назначая день проведения пресс-конференции, - это убедиться, не запланировано ли на это время какое-то событие, по масштабам явно превосходящее ваше. Журналисты не могут одновременно присутствовать в двух местах, и их выбор всегда будет сделан в пользу более крупного инфоповода.

Желательно, чтобы конкуренты не анонсировали значимых событий на тот же день, иначе вам придется соперничать за внимание прессы. Не стоит планировать пресс-конференцию на даты, предшествующие крупным праздникам, с большим количеством выходных. Как правило, в такое время аудитория СМИ снижается.

Наиболее оптимальные дни для проведения пресс-конференции: вторник, среда, четверг. Понедельник, понятно, день тяжелый. А в пятницу все уже мыслями о предстоящих выходных.

Лучшее время для пресс-конференции - это вторая половина дня, начиная с 11.00/12.00 до 16.00/17.00 включительно. Главное, чтобы было не очень рано, поскольку журналисты в силу профессии и режима работы редакций редко бывают жаворонками, и не слишком поздно, потому что никому не хочется слишком уж задерживаться после работы.

Постарайтесь построить пресс-конференцию так, чтобы она длилась 30-60 минут. По истечении часа внимание рассеивается, и воспринимать информацию становится тяжело.

Где проводить пресс-конференцию

Главные критерии в этом вопросе - удобство, территориальная доступность и техническая оснащенность площадки. Нужно, чтобы до места проведения пресс-конференции можно было без проблем добраться на общественном транспорте.

Екатерина Кузьмина, Nestline:

Однажды мы проводили пресс-конференцию для одной из ведущих мировых фармкомпаний. Дата события совпала с беспрецедентным снегопадом в конце марта. Пробки с утра были 10 баллов, при этом место заказчик выбрал не самое удобное - в одном из НИИ на юге Москвы. В результате приехала только половина из заявленных журналистов, а модератор не доехал вовсе, попал в аварию. Клиент в шоке, мы в шоке. Тогда мы оперативно решили перенести пресс-конференцию в зал меньшего размера и переформатировать мероприятие, заявив его как круглый стол. Нам очень повезло: в НИИ был и конференц-зал, и небольшой зал для совещаний с круглым столом. Мероприятие все равно задерживалось, так что перенести его немного по времени не составило труда. Конечно, это был жуткий стресс: модератора нет, журналисты опаздывают или отзваниваются, что не приедут. Но получилось довольно неплохо, плюс мы хорошо отработали пост-релиз, чтобы нивелировать этот «факап». Мораль одна - выбирайте хорошие площадки в нормальной транспортной доступности.

Помимо удобного расположения важно подобрать помещение с подходящей внутренней планировкой. В здании не должно быть множества зеркал, которые явно будут мешать телеоператорам, обилия колонн и прочих архитектурных конструкций, усложняющих перемещение в пространстве.

Желательно, чтобы само место было довольно уединенным и тихим. Если невозможно открыть окно из-за шума проезжающих машин или идущей неподалеку стройки, значит, стоит подыскать другую площадку. Если в здании вашей компании есть площадь, удовлетворяющая вышеописанным критериям, то арендовать площадку где-то еще смысла нет. Разве что пресс-конференция - часть имиджевого проекта или какой-то креативной задумки.

Лучше, когда помещение для пресс-конференции небольшое. Так гораздо легче установить контакт с аудиторией. А в случае, если на пресс-мероприятие придет мало журналистов, не будет ощущения дискомфорта. Но, излишне маленькие площадки будут крайностью. Старайтесь соблюдать золотую середину и ориентироваться на примерное количество приглашенных представителей СМИ.

Не забудьте также позаботиться о том, чтобы в помещении были все необходимые для пресс-конференции технические приспособления: интерактивные доски, проекторы, микрофоны, должное освещение (без ярких, слепящих софитов), кондиционеры, wi-fi. Проверьте техническую исправность оборудования до начала мероприятия и, на всякий случай, подготовьтесь к форс-мажору. Заранее распечатайте важный сопроводительный материал, данные, статистику, диаграммы, которые можно будет раздать и спикерам, и журналистам в случае, если, допустим, откажется работать проектор.

Стол участников пресс-конференции должен быть снабжен табличками. Фамилия и имя ньюсмейкеров должны быть написаны полностью, большими буквами, с обеих сторон, так, чтобы не только журналисты видели, к кому обращаются, но и сам участник мог легко найти свое место. Никакой дополнительной информации на табличках лучше не указывать, ее все равно не будет видно.

Как приглашать журналистов на пресс-конференцию

Когда с локацией, датой и временем все будет ясно, можно рассылать приглашения представителям СМИ. Главное определиться, кому конкретно их отправлять. В таких вопросах поможет грамотно составленная, актуальная, регулярно обновляемая медиакарта. О принципах ее создания и обновления .

Первый раз приглашение лучше отправить за неделю до пресс-конференции, а за три дня до мероприятия нужно его продублировать. За сутки до назначенной даты свяжитесь с журналистами еще раз и напомните о себе. Так вы будете хотя бы примерно представлять, сколько человек посетит мероприятие.

Какие материалы подготовить для пресс-конференции

Каждому представителю СМИ до начала мероприятия нужно вручить папку, в которой будут:

Программа пресс-конференции: очередность и продолжительность выступления спикеров, время перерывов, иные нюансы.
Информация по каждому спикеру.
Информация о компании: история, описание сферы деятельности, важные факты, достижения, словом, все сведения, которые помогут журналистам в подготовке материала.
Визитные карточки с контактами PR-менеджера.
Пресс-релиз, содержащий всю необходимую фактуру по инфоповоду.
Полезные мелочи в виде ручек, блокнота и т. д.

Спикерам нужно подготовить:

Примерный текст речи с ключевыми тезисами, которые помогут в случае волнения не потерять главную мысль.
Диаграммы, графики, статистику - все сведения, которые пригодятся в ходе ответов на вопросы.

Сделайте несколько лишних экземпляров сопроводительных и вспомогательных материалов на случай, если что-то порвется, потеряется, кому-то не достанется.

Как подготовить спикеров для пресс-конференции

PR-менеджер должен выяснить, будет ли спикер самостоятельно готовить свою речь или рассчитывает на помощь в этом вопросе. Тут все зависит от выступающего. Кому-то достаточно трех опорных пунктов на бумаге, а другому нужна подробно прописанная структура текста. Какой бы подход ни был, PR-менеджер должен тезисно набросать план выступления и отразить в нем ключевые факты, без которых никак не обойтись. Писать нужно кратко, избегая витиеватых фраз и предложений.

Когда речь будет готова, желательно отрепетировать выступление, в идеале, в той локации, где будет мероприятие. Так будет легче привыкнуть к обстановке и меньше нервничать во время самой пресс-конференции. Если выступление предполагает использование слайдов, видеоматериалов и другой сопроводительной информации, нужно обязательно включить их в репетицию, чтобы спикер четко знал, в какой момент обратиться к проектору, какова последовательность слайдов, где нужная ему диаграмма или график.

Очередность выступающих, продолжительность, место выступления (из-за стола, на кафедре, со сцены) должны быть заранее выверены и согласованы. Это сведет к минимуму заминки, ошибки, снизит градус волнения.

Отдельно стоит продумать имидж спикеров: стиль одежды, цвет вещей, фактуру. Особенно важен этот нюанс для телесъемки - нужно избегать сложных геометрических узоров на одежде, полосок, ромбов. Выверенный до мелочей внешний вид спикеров будет дополнять общее положительное впечатление от мероприятия.

Впрочем, никакой имидж не спасет, если спикеры недостаточно подготовлены и не смогут правильно донести до журналистов инфоповод. Так, в свое время президенту Nintendo Сатору Ивата пришлось дважды извиняться перед журналистами за неудачные пресс-конференции. Оба раза мероприятия проходили в рамках выставки для геймеров E3 и анонсировали новые платформеры. После Ивата признал, что пресс-конференции провалились, поскольку компании не удалось донести до журналистов всю привлекательность новых проектов.

А осенью прошлого года в настоящий фарс превратилась пресс-конференции тренера футбольного клуба «Ливерпуль» Юргена Клоппа в Москве. Здесь слабым звеном оказался не спикер, а переводчица, которая, как выяснилось в процессе, была совсем не знакома со спортивной тематикой. Юргену Клоппу пришлось объяснять ей, кто такой Квинси Промес - «самый опасный игрок «Спартака» - и даже написать его имя на бумаге. После того, как у переводчицы возникли проблемы со специфическими спортивными терминами и именами других игроков, Клопп окончательно разозлился и прервал пресс-конференцию, заявив: «Это пустая трата времени».

Будьте готовы к форс-мажорам

При подготовке и на самой пресс-конференции может случиться абсолютно все - от неявки спикера до недобросовестных подрядчиков.

«Поэтому нужно всегда иметь „план B“, - советует Анна Загумённая из PR Partner. -В случаях с подрядчиками выручают связи. У хорошего организатора всегда есть база „теплых“ контактов и предварительные договоренности с фотографами, поставщиками оборудования, ведущими, которые в случае форс-мажора будут на подхвате и смогут оперативно прибыть на площадку и спасти ситуацию. Что касается неявки спикеров, нужно заранее определить, кто в таком случае сможет выступить от лица компании. Со временем формируется некая „броня“, когда любой форс-мажор воспринимается просто как задача, которую надо быстро решить».

Пресс-конференция это встреча журналистов с представителями администрации с целью предоставления СМИ фактов, комментариев, освещения проблем. Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда необходимо:

проинформировать общественность о каком-либо важном, неординарном событии в жизни фирмы;

продемонстрировать достижения фирмы;

представить новые концепции, проекты и программы развития;

осветить позицию фирмы и ее руководства по спорным проблемам, конфликтным ситуациям,

привлекшим внимание общественности;

наладить личные контакты руководства и служб фирмы с представителями СМИ.

Проводить пресс-конференции по малозначительным поводам, а также в случаях, когда информация может быть передана СМИ более простыми способами, - не рекомендуется.

Различают оперативные и регулярные пресс-конференции. Оперативные проводятся в экстренном порядке, чаще всего - на месте события. Регулярные - проводятся в заранее установленные и объявленные сроки в специально приспособленных помещениях.

Пресс-конференция - не самоцель и не единственная форма работы со СМИ. Однако это одна из наиболее эффективных технологий информационного менеджмента. Причем ее эффективность во многом

зависит от того, насколько она встроена в другие формы, такие как фоновая информация, личные контакты с журналистами, ознакомительные поездки и экскурсии, работа читательской почтой и т. д.

Работа со СМИ - это не только пресс-конференции и интервью в прямом эфире. Если вы хотите успешно работать со СМИ, то вы должны, как минимум, обладать информацией свежей и интересной - и не от случая к случаю, а постоянно. Стоит помнить, что по общемировой статистике в публикуемой СМИ информации объем информации, собранной самим журналистами, не превышает 15%. Остальной (основной) массив публикуемых материалов составляет информация ПРЕДОСТАВЛЕННАЯ журналистам заинтересованными в этом фирмами и лицами.

Если вы сами о себе не сообщите, то кто и как о вас узнает? Разве, что, если - не дай Бог - у вас случится какое-то чрезвычайное происшествие, но это известность такого рода, которой хотелось бы избежать. Поэтому работа со СМИ это прежде всего ежедневная текущая работа, про которую, кстати, часто забывают, и что неизбежно и неизменно сказывается на эффективности PR фирмы, резко снижая их эффективность.

В эту текущую рутинную работу входит, прежде всего, обеспечение непрерывного потока новостной информации, исходящей от администрации - так называемой фоновой информации. Она выступает как бы основой, фоном, на котором строятся и осуществляются прочие действия со СМИ. Это могут быть информационные письма, релизы, news letters и т.п., рассылаемые в СМИ, с которыми сотрудничает администрация.

Необходимость в пресс-конференции может возникнуть в ситуации, когда необходимо либо объясниться по какому-то поводу с общественностью или привлечь ее внимание в максимальном масштабе. Например, готовятся или приняты важные решения, готовится или произошло важное событие, ЧП и т. д.

Следует только помнить, что если есть возможность решить проблему и достичь

искомых результатов без пресс-конференции (например, с помощью интервью, статьи, пресс-тура), то лучше сделать именно так. Во-первых, это довольно трудоемкое мероприятие, а во-вторых, и это главное, пресс-конференция - довольно острая форма работы: если она окажется недостаточно подготовлена, то она легко может выйти из-под контроля и результат будет получен нежелательный.

Поэтому на проведение пресс-конференции следует идти только, если без этой меры никак не обойтись или при условии, что она будет хорошо подготовлена.

Для того, чтобы пресс-конференция достигла преследуемых целей, необходимо в ее подготовке и проведении учесть несколько обстоятельств.

Одним из наиболее распространенных событий является пресс-конференция.

Западные специалисты по РЯ считают, что время пресс-конференций, как главного средства РЯ, прошло. Это связано и с развитием телекоммуникаций и с изменением самого стиля подачи информации в СМИ в сторону «картинки», динамики.

Время «говорящих голов» прошло.

Они советует проводить пресс-конференцию, если событие действительно важно и интересно для большинства населения, если есть возможность провести пресс-конференцию на месте события и если в проблеме есть большое количество аспектов, которых хватит на всех журналистов, если мнение и комментарий организации по какой-либо проблеме действительно важны. К счастью, экологическая тематика обычно отвечает этим требованиям.

Ключевые моменты, которые следует учитывать при проведении

пресс-конференции

На пресс-конференцию выносится одна мысль (проблема, событие). Одна мысль проводится через всю пресс-конференцию, каждый из участников которой раскрывает различные ее аспекты.

Вообще, пресс-конференция - это мини-шоу, но с серьезным содержанием. Журналисты на ваше шоу придут, если их заинтересует тема или люди (то есть участники пресс-конференции). Именно с учетом общих интересов необходимо формулировать тему пресс-конференции и подбирать участников.

Участников пресс-конференции должно быть от 2 до 5 (причем пять человек - это максимум). Пресс-конференция - это не заседание Президиума Верховного Совета. Пусть остальные, которые в случае необходимости могут выручить с ответом на вопрос, будут в зале поблизости. К ним можно переадресовывать вопросы журналистов по их специальности.

Хорошо пригласить разных выступающих - например, представителя вашей организации, какого-нибудь ученого эксперта и т.д. Главное, они должны выступать в поддержку того, что утверждает ваша организация. Хорошо, если люди известные, но надо чтобы они соответствовали теме пресс-конференции и были в курсе дел. Если это люди не слишком известные, им можно придать значимость, расписав их регалии (например - автор известной книги, проекта, первый, кто поднял проблему и т.д.).

Следует учитывать специфику СМИ, которые приходят на вашу пресс- конференцию.

Как мы уже говорили, телевидению нужна картинка, поэтому позаботьтесь о наглядном материале - картах, плакатах, фотографиях, символике организации у вас за спиной или прикрепленной к столу. Если есть такая возможность, предложите телевизионщикам видеокассету с записью материалов о проблеме и вашей работе.

Представители новостных агентств, а также телевизионщики редко остаются до конца пресс-конференции, так как им нужно успеть сдать материал.

Поэтому позаботьтесь о том, чтобы они получили все, что им нужно - пресс-релиз, пресс-пакет, фото и видеоматериалы; взяли, если нужно, у кого-то интервью. Кроме того, основные факты и тезисы лучше озвучить в начале пресс-конференции, чтобы громкие фразы попали на экран и в новостные ленты.

Под конец тоже нужно оставить что-нибудь интересное, чтобы расшевелить аудиторию, чтобы им запомнилось что-то яркое.

Репетиция

За один-два дня до пресс-конференции необходимо собрать всех участников (особенно, если они раньше не выступали вместе) и обсудить порядок выступлений и, собственно, само содержание речей. Лучше уладить любые разногласия до события, чем иметь потом проблемы.

Необходимо также обговорить возможные ответы на наиболее распространенные вопросы, особенно неприятные. Специалисты считают, что можно предугадать более 2/3 вопросов. Если знать точно, кто из журналистов придет, то процент предсказуемости - около 80% (пресс-конференции американского Белого дома). Лучше заранее продумать красивые, интересные ответы на вопросы.

Другие моменты, которые нужно учитывать при проведении

пресс-конференции

Журналисты должны быть подготовлены к восприятию данной темы. Это значит, что вами уже должна была быть проведена некая информационная работа по той теме, о которой вы хотите рассказать, и надо, чтобы у журналистов уже был к ней определенный интерес. Понятно, что в экстренных и сенсационных случаях тема сработает сама собой - например, большой начальник уличен в злостных нарушениях и т.д.

При подготовке пресс-конференции важно, чтобы она не накладывалась на другие события.

Мониторинг СМИ позволяет учесть официальные события, визиты, встречи, которые планируются в ближайшем будущем, этим, соответственно, и будут заняты журналисты. Мониторинг пресс-центров позволяет быть в курсе тематики пресс-конференций и учесть это при выборе дня пресс-конференции.

Время проведения пресс-конференции должно быть удобным - первая половина дня, но не слишком рано - идеально с 11 до 13 часов. День - вторник, среда, четверг - это связано с производственным циклом СМИ.

Место должно быть легкодоступным и находимым. При этом, если у вас в офисе нет специального помещения под пресс-конференции, лучше их в офисе не проводить. Либо работа организации будет парализована на несколько часов, либо журналистам будут мешать и отвлекать звонки, посетители, беготня, общение сотрудников и т.д.

Поэтому лучше договориться с помещением где-нибудь еще, желательно в центре.

На пресс-конференции, как и на многих других мероприятиях, должен быть человек, который встречает журналистов и направляет их в нужное

Подготовка пресс-конференции:

четко и привлекательно сформулируйте тему;

^ назначьте выступающих, желательно известных людей или тех, чье участие можно разрекламировать;

выберите удобное для прессы время и помещение для проведения пресс-конференции;

напишите и разошлите прессе анонс за 1-2 дня до события, пригласите знакомых журналистов лично (по телефону);

^ подготовьте пресс-релизы и пресс-пакеты;

приготовьте таблички с именами и должностями участников;

^ назначьте человека, который будет регистрировать пришедших журналистов (контакты еще пригодятся);

после пресс-конференции разошлите пресс-релизы в издания, журналисты которых не пришли.

Ни в коем случае не рассылайте пресс-релизы до пресс-конференции!!!

помещение, выдает им материалы - пресс-релизы, пресс-пакеты и т.д., а также регистрирует пришедших (список - имя, фамилия, издание, контакты).

Этот список вам пригодится для дальнейшей работы.

Материалы к пресс-конференции

На пресс-конференции обязательно должен раздаваться пресс-релиз, написанный по новостным законам. Лучше, если при нем будет дополнительная информация об организации, проблеме и т.д.

Журналисты должны знать, кто перед ними выступает, поэтому нужно каждому участнику сделать бэдж, а еще лучше - поставить перед ними таблички, на которых крупно написать имя и должность.

Выступление

Все участники должны проводить одну мысль, то есть не затевать спор -

не надо путать круглый стол и пресс-конференцию. На пресс-конференцию вы выносите мнение именно вашей организации по данному вопросу. Если вместо стройного выступления участники затеют дискуссию друг с другом, то, во-первых, журналисты не смогут понять, что же вы им хотели рассказать, а во-вторых, решат, что и внутри одной организации/группы нет согласия по каким-то вопросам. Обычно в таких случаях говорят: «Вы сначала между собой разберитесь, а потом выступайте» или «Между собой договориться не могут, а туда же - в принятии решений участвовать хотят». Поэтому не приглашайте своих оппонентов в качестве участников пресс-конференции.

Для обмена мнениями, как мы уже говорили, существуют конференции, семинары и круглые столы, и приглашать ли туда журналистов, надо решать в каждом конкретном случае.

Иногда оппоненты, особенно «злостные», пытаются, придя на вашу пресс-конференцию, использовать ее для того, чтобы вас дискредитировать, озвучить свое мнение. Иногда они маскируются под журналистов или используют «своих» журналистов.

Именно для таких ситуаций, а также для общей стройности и порядка на мероприятии просто необходимо назначить ведущего. Лучше, если ведущий выступать не будет, поскольку невозможно самому говорить, следить за регламентом, устанавливать порядок вопросов, следить за аудиторией, предотвращать конфликты на начальной стадии и все это делать одинаково хорошо.

Ведущий начинает пресс-конференцию, то есть обозначает ее тему, представляет выступающих, предоставляет им по очереди слово. Самое сложное - уследить за регламентом и незаметно остановить, заставить «закруглиться» распалившегося оратора, особенно, если он любит порассуждать. Обычно это делается с помощью записки с надписью «1 минута».

Именно ведущий предотвращает «захват» пресс-конференции оппонентами. Существует стандартные фразы: «Сформулируйте ваш вопрос, пожалуйста» или «В чем ваш вопрос?».

В общей сложности, все выступления должны длиться не более 20-30 минут, то есть, в среднем, по 5-7 минут на выступающего. Этого должно быть достаточно, чтобы выдвинуть и обосновать какой-либо интересный тезис по проблеме, перечислить основные факты или прокомментировать что-то.

Самое главное - как начать. Необходимо сломать лед отчуждения и недоверия. Здесь нужен творческий подход, также как с лидом. Вы можете начать с броского заявления, интересного факта, а можете пойти на сближение, приведя пример, который поставит вас и журналистов на одну позицию.

Избегайте сложных, запутанных фраз: и слушатели запутаются, и сами забудете, что хотели сказать. Избегайте чрезмерного употребления терминов, научного, официального и канцелярского стилей - это не выступление на научной конференции, не отчетно-предвыборный съезд, это разговор с людьми, которые могут и не быть в курсе вашей проблемы.

Попытайтесь наладить зрительный контакт с аудиторией. Возможно, там есть уже знакомые дружественные журналисты, представьте, что вы обращаетесь к ним. Следите за реакцией зала - слушают ли с интересом, соскучились или сбиты с толку.

Если аудитория «спит», надо из запаса срочно вытащить что-нибудь интересное, но по теме. Если аудитория сбита с толку, попытайтесь быстро понять, в чем проблема - скорее всего, либо масса всего научного, либо нечетко выражена мысль. Постарайтесь исправить ситуацию.

Говорите эмоционально, но основывайте свои эмоции на фактах, а не на штампованных оборотах. Используйте наглядные и понятные сравнения. Попробуйте объединить вашу позицию и позицию журналистов (например, все мы хотим, чтобы наши дети росли в безопасном и чистом мире).

Не нападайте на журналистов: «Вот вы вечно все путаете», «Почему вы так мало пишите об экологии?» и т. д. Контакт тут же будет потерян.

Закончить речь, особенно если она последняя в ряду выступлений, надо чем-то ярким, значимым, подводящим итог и одновременно приглашающим задавать вопросы, действовать дальше, работать в этом направлении.

После выступлений приходит черед вопросов. На них участники пресс- конференции должны отвечать по одному, не противореча друг другу. Если вы чувствуете, что ваш коллега допустил неточность, дополните его, мягко скорректировав сказанное, но не акцентируйте внимание на том, что он допустил ошибку. На пресс-конференции ошибка вашего коллеги автоматически становится вашей, так как пресс-конференция - это командная работа. Если вам задают вопрос, не относящийся к теме конференции, ведущий пресс-конференции вправе сказать, что на данную тему можно будет ответить отдельно после общих вопросов. Пресс-конференция - это ваше событие, хозяйничаете на нем вы.

Часто вместо вопросов гости пресс-конференции устраивают целое выступление. Иногда просто потому, что не могут четко и ясно задать вопрос, но, может быть, и потому, что хотят сорвать ваше мероприятие или пригласить на собственное. Такие попытки необходимо пресекать, вежливо объяснив, что в данный момент время вопросов по теме пресс-конференции, а не выступлений, и передав слово следующему желающему задать вопрос.

Пресс-конференция - это встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т. п.) с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам. Это общепринятое и эффективное средство предоставления прессе такой информации, которая работает на паблисити фирмы, организации, личности и на поддержание необходимого уровня паблик рилейшнз.

Пресс-конференцию никогда не следует собирать только для того, чтобы обнародовать документ или информацию, которую с таким же успехом можно передать с помощью пресс-релиза. Она является также эффективным средством выдачи информации, "не для протокола", когда ее не стоит распространять в печати и когда предпочтительнее личные информационные контакты журналистов с официальными лицами. Инициаторами пресс-конференций обычно выступают органы власти, организации, "важные" персоны, но они могут проводиться и по инициативе самих журналистов, заинтересованных в профессиональных комментариях тех или иных событий. Таким образом, цель пресс-конференции - это информационно-управленческая направленность, то есть представление точки зрения фирмы (организации) на некоторую общественно значимую проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, а также для поддержки имиджевых и рекламных целей.

Для того чтобы чувствовать себя увереннее на пресс-конференции, не только проинформируйте прессу о готовящейся конференции, но и сами вступите в контакт с журналистами, постарайтесь познакомиться с ним поближе, станьте ценным для репортера "источником" сведений. Как бы вы ни были заняты, для представителей прессы всегда держите дверь открытой, будьте доступны, дайте им знать, что вы готовы для контакта по их просьбе, старайтесь знакомиться с ними в неформальной обстановке, если такая возможность представляется; поощряйте их задавать вам вопросы, выражать любые жалобы, которые у них есть или о которых они слышали, а также высказывать их мнения по важным для вас вопросам; многие вопросы журналистов могут показаться вам примитивными, ибо только некоторые из них разбираются в вопросах бизнеса, постарайтесь это не демонстрировать, не отмахивайтесь от таких вопросов, чтобы не оказаться в неприятной ситуации; используйте благоприятный случай познакомить журналиста с вашей компанией, производимыми ею товарами и услугами; но не забывайте - никакой конфиденциальности.

Ответы готовьте разные, как можно откровеннее и полнее. Они могут носить предварительный характер, гипотетический, подготовьте объяснение, с чем это связано; ответ "Не для записи" используйте как можно реже, в тех случаях, когда вы хотите обсудить ситуацию, не высказываясь по существу дела публично; когда речь идет о конфиденциальной информации, то еще одним вариантом ответа может быть заявление, что в настоящее время у вас нет данных, чтобы ответить на вопрос, но что вы в самое ближайшее время свяжетесь с репортером, задавшим этот вопрос, и ответите на него, такие ситуации нужно предвидеть и заранее к ним готовиться и, если обещаете ответить позже - это нужно потом обязательно выполнить; нежелательно при ответах на вопросы использовать фразы типа "без комментариев", постарайтесь иметь ответ на любой случай; продумайте все термины и их адекватную интерпретацию, не используйте в ответах жаргонные, арготические слова и выражения, так как на пресс-конференции это недопустимо; и, наконец, разыграйте потенциальную пресс-конференцию в ролях, с участием в ней ваших юридических и технических экспертов, которым поручите отследить ваше сообщение и ответы на вопросы с профессиональной и коммуникативной точек зрения. Такие репетиции придадут вам уверенность.

Пресс-конференцию рекомендуется проводить в специальном помещении: в комнате для встреч, заседаний, совещаний, но не в чьем-либо офисе или в большом актовом зале, где все будут смотреть в спину друг другу либо разбредутся по всему огромному помещению, что создаст неудобства для коммуникации. Для выступающих должны быть подготовлены карточки с их именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было прочесть с самого дальнего ряда в зале. Все члены ПР-команды, если такая есть, должны иметь значки со своими именами для более эффективной коммуникации с ними. Специалисты рекомендуют проводить пресс-конференцию в течение не более 60 минут. Ее длительность должна быть объявлена заранее - чтобы журналисты знали, сколько у них будет времени для вопросов и как долго они будут заняты. Незадолго до завершения конференции следует дать знать аудитории об этом, например, объявив, что следующий вопрос будет последним.

Структура пресс-конференции:

вводная часть (продолжительность 3-4 минуты);
приветствие;
объяснение причин проведения;
программа;
представление выступающих;
информация о материалах, представляемых прессе (пресс-кит).

Выступления (выступающих должно быть не более двух, с максимальной продолжительностью доклада или сообщения 10 минут для каждого выступающего).

Правила проведения пресс-конференции. Для любой пресс-конференции существуют определенные правила проведения. Вот некоторые из них:

докладчик обычно зачитывает текст краткого заявления, в котором говорится о причинах проведения такого мероприятия;
репортеров приглашают задавать вопросы докладчику (рядом находятся один или два эксперта, которые могут понадобиться ему для ответа на специальные вопросы);
вопросы задаются по очереди;
профессиональные стандарты предполагают, что репортеры будут придерживаться объявленной темы.

Ведущий пресс-конференции должен:

Не допускать преувеличений, называя вещи своими именами.
Проявлять уважение к своим конкурентам, политическим противникам, недоброжелателям.
Не стремиться убедить других в том, что успех - ваше личное достижение, помнить о своей команде и всех тех, кто работал на успех.
Избегать вступать в споры, а также давать односложные ответы типа "ДА", "НЕТ".
Не касаться тем, освещение которых в прессе для вас нежелательно.
Не проявлять пристрастия или неприязни к кому-либо из ваших гостей.
Стараться замедлять темп задаваемых вопросов, давая более обстоятельные ответы на некоторые из них.
Отказаться от втягивания в спор или дебаты.